Fit für die E-Rechnungspflicht – das empfiehlt Mario Koch, Head of ECM bei Konica Minolta
Ist der Mittelstand bereit für die E-Rechnungspflicht ab 2025? Wenn ich einen Blick in die bitkom-Studie „Digital Office: Wie digital arbeiten deutsche Unternehmen?“ aus dem vorigen Jahr werfe, sieht es zunächst gut aus: Nur noch bei einem Viertel der befragten Unternehmen laufen die Geschäfts- und Verwaltungsprozesse überwiegend papierbasiert ab, während 40 Prozent bereits überwiegend papierlos arbeiten. Aber der Teufel steckt im Detail: Kleinere Unternehmen sind leider noch nicht so weit wie mittelgroße – und die hinken wiederum den Großunternehmen hinterher. Kommen auf KMU also riesige Probleme zu? Keineswegs! Am Beispiel Microsoft Dynamics 365 Business Central zeigt sich: Schon mit wenig Aufwand und den richtigen Tools lässt sich viel erreichen.
Senden und Empfangen ist noch nicht alles
Doch was viele nicht wissen: Um
fit für die E-Rechnung zu werden, stehen vier Disziplinen auf dem Plan. Elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen sind die offensichtlichen und wichtigsten. Es gehört aber auch dazu, eingegangene E-Rechnungen verarbeiten zu können und Eingangs- sowie Ausgangsrechnungen rechtssicher digital zu archivieren. Die GoBD gibt nämlich vor, kaufmännische Belege in der Form zu archivieren, wie sie empfangen beziehungsweise gesendet wurden. E-Rechnungen einfach nur auszudrucken und abzuheften ist also unzulässig.
Beliebte ERP-Systeme oft ohne E-Rechnungs-Funktion
Wer ein ERP-System nutzt, geht häufig davon aus, dass die Lösung bereits e-Invoice-ready ist. Doch das ist leider meistens nicht der Fall und kleine Puzzlesteine fehlen noch. Zum Beispiel bei Microsoft Dynamics 365 Business Central: Das ist in erster Linie eine kaufmännische Applikation, um die Unternehmensprozesse abbilden zu können. Die Belegverwaltung ist aber gar nicht Teil des Standard-Pakets. Funktionen zum Erstellen, Verarbeiten und GoBD-konformen Archivieren von Eingangs- und Ausgangsrechnungen fehlen zunächst. Das ist aber kein Grund zur Panik – im Gegenteil: So haben Unternehmen die Chance, mit passgenauen Tools die Abläufe optimal zu digitalisieren und dadurch zu beschleunigen. Meistens fehlt gar nicht viel – doch die Möglichkeiten sind nach oben offen. Hier sind meine 4 Empfehlungen, mit denen KMUs ihre Dynamics-Umgebung
bereit für die E-Rechnungspflicht machen.
4 Tool-Tipps für E-Rechnungen in Microsoft Dynamics 365 Business Central
forNAV – E-Rechnungen versenden:
Mit wenigen Klicks die Erweiterung installieren und sofort E-Rechnungen aus gängigen Reports oder Word-Dokumenten erzeugen – so einfach geht‘s mit dem Tool von forNAV. Nicht vom Namen verwirren lassen: Der Anbieter bringt viel Erfahrung mit und hat bereits zu Navision-Zeiten Reporting-Tools entwickelt. Die Lösung zur Erstellung von E-Rechnungen unterstützt neben dem führenden ZUGFeRD-Standard auch XRechnung und Factur-X.
CONTINIA – E-Rechnungen empfangen
Mit CONTINIA Document Capture digitalisieren Sie neben der Rechnung auch gleich die Verarbeitung mit wenig Aufwand. Das Tool empfängt E-Rechnungen und kann die Prüfung innerhalb von Business Central direkt abbilden. Die Rechnungsdaten werden automatisch übernommen und müssen nicht händisch übertragen werden – das spart Zeit und vermeidet Fehler. Die E-Rechnung wird damit zum Startpunkt von automatisierten Prozessen.
ECM smart connect – Eingangsrechnungen archivieren
Empfangene E-Rechnungen rechtssicher zu archivieren ist gut – sie in Sekundenschnelle wiederzufinden, noch besser. Möglich macht es eine
Schnittstelle zwischen Microsoft Dynamics 365 Business Central und Enterprise Content Management System. Mit ECM smart connect werden alle Belege, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen samt Metainformationen in einer digitalen Lieferanten- oder Kundenakte abgebildet. Das Tool unterstützt viele ECM-Systeme wie d.velop, ELO oder Shareflex M365.
ELO, d.velop & Co. – Ausgangsrechnungen samt Belegen archivieren
Digitale Akten sind erst der Anfang, denn
ein ECM-System verändert grundlegend die Art, Dokumente zu verwalten. Ich kann sämtliche Daten, Dokumente und Belege, die für eingehende und ausgehende Rechnungen relevant sind, zuordnen. Und zwar als Verknüpfung zu einer eindeutigen und versionierten Datei, auf die nur berechtigte Personen Zugriff haben. Änderungen werden dabei protokolliert. So ergeben sich viele weitere Möglichkeiten: Teilen, gemeinsames Bearbeiten oder automatische Workflows.
Machen Sie den E-Rechnungs-Check
Wie fit ist Ihr Unternehmen für die E-Rechnung? Können Sie in allen vier Disziplinen ein Häkchen setzen oder gibt es noch etwas zu tun? Mein Team und ich sind gerne für Sie da – mit einer unverbindlichen Beratung, konkreten Lösungsvorschlägen und tatkräftiger Unterstützung bei der Umsetzung. Als
großer Microsoft-Partner haben wir die passenden Antworten auf Ihre Fragen zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht mit Dynamics 365 Business Central. Aber auch wenn Sie andere Systeme wie Infor nutzen oder noch ganz am Anfang stehen, finden wir eine passende Lösung. Schließlich beraten wir durch unsere Multi-Vendor-Strategie immer herstellerunabhängig. Übrigens: Bis die Lösungen laufen, dauert es meistens nicht lange. Meine Tool-Empfehlungen haben wir innerhalb von einem bis drei Monaten bei Ihnen implementiert.
