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Digitale Prozesse und Arbeitsmodelle nach der Pandemie– wie effizient sind sie wirklich?

Es ist nur ein paar Jahre her, dass das Thema Digitale Transformation (DX) in kleinen und mittelständischen Unternehmen auf taube Ohren, Widerstände oder ein müdes Achselzucken gestoßen ist. Doch die Pandemie hat alles verändert: Der vernetzte ArbeitsÜBERALLtag mit hybriden Teams bestimmt heute das Bild.



Wie der
Digital Office Index des Branchenverbands Bitkom zeigt, setzen fast alle befragten Unternehmen digitale Tools wie ERP-, CRM-, ECM- und Collaboration-Lösungen ein. Ist der Mittelstand also bereits angekommen in der schönen, neuen, digitalen Welt? Die Antwort ist ein klares „Ja, aber“. Denn die digitalen Tools wurden oft hastig eingeführt, ohne dabei eine klare Digitalisierungsstrategie zu verfolgen – sondern aus der Notwendigkeit heraus, bestimmte Aufgaben kurzfristig auch im Home-Office bearbeiten zu können. Die Chance, Prozesse ganzheitlich zu betrachten und zu digitalisieren, gab es dabei gar nicht erst. Das Ergebnis: Tools, Teams und Daten arbeiten mehr als zuvor aneinander vorbei, die Prozesse sind komplexer statt effizienter geworden. Spätestens jetzt ist eine kluge Digitalisierungs-Strategie gefragt.

Wer strategisch digitalisiert, gewinnt – auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen

Nach ihrer Strategie für die digitale Transformation gefragt, geben immerhin
81 Prozent der kleinen und 90 Prozent der mittelgroßen Unternehmen an, eine zu verfolgen. Doch es lohnt sich, genauer hinzusehen: Gerade bei den kleineren Betrieben gibt es nur in
jedem zweiten Unternehmen eine zentrale Digitalisierungsstrategie, die alle Arbeitsbereiche integriert. Eine weitere Studie zeigt,
dass die Hälfte aller Unternehmen noch gar keine konkreten Maßnahmen für die nächsten Jahre geplant hat. Digitale Insellösungen einsetzen bedeutet also keineswegs, zu den Vorreitern oder zumindest zum Mittelfeld beim Thema Digitalisierung zu gehören. Dabei lohnt es sich, ganz vorne dabei zu sein: Ein hoher Digitalisierungsgrad im Mittelstand wirkt sich
erwiesenermaßen positiv auf die Umsätze aus. Sprich: Wer digitalisiert, gewinnt!

Mit 5 Tipps zur optimalen Digitalisierungsstrategie


„Wenn man Digitalisierung richtig betreibt, wird aus einer Raupe ein Schmetterling. Wenn man es nicht richtig macht, hat man bestenfalls eine schnellere Raupe.“ – so beschreibt der anerkannte Digitalisierungs-Forscher und Autor George Westerman die Herausforderungen. Aber was genau bedeutet es, Digitalisierung richtig zu betreiben? Wie digital ist das eigene Unternehmen wirklich? Wie kann der Mittelstand das „Einfach-drauflos-Digitalisieren“ vermeiden? Wie weit ist der Weg zum
intelligent vernetzen Arbeitsplatz? Und mit welcher Strategie gelingt die digitale Transformation?

Digitalisierungsberatung mit System: Am Anfang steht die Analyse

„Besser ein bisschen digital als gar nicht“ – das ist in manchen mittelständischen Unternehmen die Denkweise. Eine Digitalisierungsberatung kann hier neue Perspektiven eröffnen – und eine neutrale Analyse mit Unterstützung von erfahrenen Profis kann Belege dafür liefern, dass die digitale Transformation (DX) alles andere als abgeschlossen ist. Mittels Reifegradmodellen für die Digitalisierung lässt sich sehr transparent einordnen, wo das Unternehmen steht und in welchen Bereichen der Aufholbedarf am größten ist.


Neu: Reifegrad der Digitalisierung in wenigen Minuten einschätzen

Konica Minolta hat speziell für mittelständische Unternehmen ein interaktives Tool entwickelt, das innerhalb weniger Minuten erste Erkenntnisse zum Stand der digitalen Dinge liefert: die DX360° Reifegrad-Analyse zur digitalen Transformation. Ein spezieller Fragebogen erfasst wichtige Basis-Informationen zu Arbeitsweisen, Prozessen und Tools – das Beantworten aller Fragen dauert lediglich zehn Minuten. Direkt danach ermittelt der Algorithmus erste Erkenntnisse dazu, auf welchem Digitalisierungs-Reifegrad sich das Unternehmen befindet: „Aufsteiger“, „Digitalisiert“, „Integriert“ oder „Transformiert“.

DX360° – der Rundumblick auf die Digitalisierung in KMUs

Die DX360° Reifegradanalyse betrachtet fünf Bereich der Digitalisierung: 

  • Flexibilität, Effizienz und Nachhaltigkeit 
  • Mobilität
  • Sicherheit und Compliance
  • Produktivität und Zusammenarbeit 
  • Analytik und Intelligenz 

So können die Digitalisierungs-Verantwortlichen im Mittelstand Stärken und Schwächen in bestimmten Unternehmensbereich besser erkennen und gezielt angehen. Bei der detaillierten Analyse und der Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie sind die Profis von Konica Minolta gern behilflich. 

Zur DX360° Analyse
„Wir müssen digitaler werden, weil alle das machen“ – so oder so ähnlich klingen typische Motive für die digitale Transformation im Mittelstand. Diese Nicht-Erkenntnis ist aber keine Grundlage für einen erfolgreichen Wandel. Vielmehr sollten sich Unternehmen fragen, was sie mittels Digitalisierung überhaupt erreichen wollen – das bedeutet, alle Prozesse gründlich auf den Prüfstand zu stellen. Nicht weniger wichtig ist es, systematisch zu analysieren, wie digital das Unternehmen tatsächlich schon ist – also den digitalen Reifegrad bestimmen. So lassen sich ganz konkrete Ziele formulieren. 

Erkenntnisse zum aktuellen Digitalisierungsgrad und klar formulierte Ziele bilden eine belastbare Basis für eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie. Denn so ist sichergestellt, dass nicht alles auf einmal passieren muss – sondern dass mit einem klaren Fahrplan und in einer logischen Reihenfolge Prozesse an verschiedenen Stellen des Unternehmens neu gedacht und digital besser gemacht werden. Mit Quick Wins am Anfang lässt sich ohne gewaltigen Aufwand schon viel erreichen – das schafft Luft für langfristige Digitalisierungsprojekte. Ganz wichtig: Neue Tools und Technologien ergeben sich aus der Strategie, nicht umgekehrt! 
Wer sich vorab gut informiert, kann im Nachhinein manchmal mehr profitieren als gedacht. Denn durch einzelne Digitalisierungsprojekte ergeben sich manche Synergieeffekte, die auf den ersten Blick gar nicht möglich erschienen. Ob Dokumentmanagement in
SAP mithilfe eines ECM-Systems, Schnittstellen zwischen Anwendungen wie DATEV und ELO oder die Zusammenarbeit mit dem Außendienst via Teams-App – auf einmal können Teams und Bereiche intuitiv zusammenarbeiten, die bisher in ihren eigenen Silos gedacht haben. Umso wichtiger, den digitalen Reifegrad aller Unternehmensbereich zu kennen und die Digitalisierungsstrategie gründlich zu planen. 

„Was haben die sich jetzt schon wieder ausgedacht?“ – die Widerstände bei der Einführung von neuen Prozessen, Tools oder Technologien sind oft größer als anfangs angenommen. Das liegt aber meistens nicht daran, dass Mitarbeitende nicht bereit sind für Neues, sondern dass sie sich übergangen und nicht ernstgenommen fühlen. Dabei ist die Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie eine ideale Gelegenheit, die Wünsche der Mitarbeitenden zu berücksichtigen. Wer Menschen aus verschiedenen Teams zur Mitarbeit einlädt, erhält wichtige Impulse aus den Fachbereichen – und sorgt von Anfang an dafür, dass die Belegschaft die digitale Transformation mitgestalten möchte. 

Wer sich klare Ziele setzt, will sie auch erreichen. Das geht aber nur, wenn sich auch feststellen lässt, ob und wann das der Fall ist. Ein wichtiger Teil der Digitalisierungsstrategie ist also die Messbar-Machung: Welche Kennzahlen bilden den Grad der Digitalisierung ab? Auf welche Weise lassen sie sich ermitteln? Und wie stellt das Digitalisierungs-Team sicher, dass aus Daten Erkenntnisse – und aus Erkenntnissen Entscheidungen für eine verbesserte Digitalisierungsstrategie werden? Nur wer den Return-on-Investment (ROI) von großen Projekten wirklich kennt, kann auch die Erfolge feiern. 
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